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ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

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Date de parution 11/09/2019
Date limite de candidature 23/09/2019
N° de l’offre NVHADD20557
Lieu Lille
Type de contrat CDI
Organisme ARS HAUTS-DE-FRANCE
Niveau de qualification NIVEAU 5A
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Contexte

? Descriptif du champ d’intervention de la direction (raison d’être) :

 

La réforme territoriale de l’Etat a conforté le rôle des ARS, dotées de compétences larges dans le pilotage et la mise en œuvre territoriale des politiques de santé.

La direction des affaires générales, placée auprès de la Direction générale, est chargée de l’assister dans toutes ses missions pour, notamment, lui assurer un dialogue et des échanges de qualité avec l’ensemble des partenaires de l’agence.

Elle exerce la fonction Cabinet, s’assure du bon exercice de la gouvernance de l’ARS et coordonne, en liaison étroite avec les directions métiers, la réponse aux affaires dites sensibles. Elle est également en charge de la communication interne et externe de l’agence et assure une veille documentaire.

La direction des affaires générales est par ailleurs référente pour toutes les questions internationales et transfrontalières. Elle met en œuvre un contrôle de gestion interne, impulse le développement de la démarche qualité pour l’agence et veille à la sécurité des systèmes d’information.

Enfin, en partenariat avec la Direction régionale des affaires culturelles, la direction des affaires générales contribue à la mise en œuvre, au sein des établissements du champ de compétence de l’ARS, du programme « culture santé ».

 

 

? Composition de la direction :

 

La Direction des affaires générales est composée, outre le cabinet, de trois cellules :

-          La cellule communication 

-          La cellule affaires internationales ;

-          La cellule performance interne (incluant le responsable sécurité des systèmes d’information)

 

 

? Activité du service et positionnement hiérarchique du poste :

 

Le Cabinet est constitué des assistantes de la direction générale et d’un chef de cabinet

 

Le (la) titulaire du poste est hiérarchiquement rattaché(e) à la cheffe de cabinet.

 

 

Mission/Activités

MISSION 1 : ASSURER L’ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE

w

Rendre compte par le biais des outils partagés (messagerie, …)

w

Gestion et mises à jour des contacts

 

 

MISSION 2 : GERER LES AGENDAS DU DIRECTEUR GENERAL ET DU  DIRECTEUR GENERAL ADJOINT

w

Prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservations de salles, mise à jour des outils partagés, suivi du protocole pour les inaugurations (carton d’invitation, déroulé)

w

Demande et suivi des EDL pour préparation des dossiers DG/DGA

 

 

MISSION 3 : GERER LE COURRIER ET LES MESSAGERIES FONCTIONNELLES

w

Gestion du courrier entrant (vérification et ventilation) et du sortant (direction générale)

w

Gestion des boîtes fonctionnelles

 

 

MISSION 4 : GESTION DES AFFAIRES SIGNALEES ET DE LA BOITE SVE

w

Assurer, via les outils dédiés, le suivi des affaires signalées et le respect des délais

 

 

MISSION 5 : ASSURER TOUTE AUTRE ACTIVITE DANS LE CADRE DE LA POLYVALENCE DU POOL ASSISTANTE DE DIRECTION DGARS EN FONCTION NOTAMMENT DES URGENCES 

 

 

MISSION 6 : SECONDER LE CHEF DE CABINET POUR LA PREPARATION DU CONSEIL DE SURVEILLANCE (ENVOI DES INVITATIONS ET DE L’ORDRE DU JOUR, PREPARATION DE LA REUNION ET MISE EN PLACE DE LA SALLE, GESTION DES CONTACTS DES MEMBRES, ...)

Compétences

bonne expérience en secrétariat/assistanat de direction

Conditions particulières

 

Partenaires internes :

-          Toutes les directions de l’agence

 

Partenaires externes :

-          Ministères, préfectures, directions d’établissements, collectivités territoriales,…

 

Spécificités liées au poste : Permanence jusque 19h. (amplitude et permanences en concertation avec les agents en poste).

 

Poste soumis à la Déclaration Publique d’Intérêt : OUI

Contact

constance.favereau@ars.sante.fr

ars-hdf-drh-candidatures@ars.sante.fr

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