• Je cherche
  • Une offre
  • Fiche de poste
  • Secrétaire

Assistant(e) de direction

Retour aux résultats
Date de parution 15/03/2019
Date limite de candidature 05/04/2019
N° de l’offre NVHADD15659
Lieu Marseille
Type de contrat CDI
Organisme ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR
Niveau de qualification NIVEAU 4
Postuler Imprimer

Contexte

 

Missions de la direction (la notion de service est entendue au sens de l’unité d’affectation au sein duquel exerce l’agent) :

 

La direction des soins de proximité (DSDP) vise à adapter l’offre de premier recours aux besoins de santé de la population et aux évolutions démographiques de la population et des professionnels de santé et accompagner la transformation ambulatoire de l’activité sanitaire et médico-sociale en améliorant les parcours et l’efficience des soins.

 

La DSDP est composée de/du :

  • la mission SACO (service d’appui à la coordination), chargée de l’intégration des services contribuant à la coordination de l’offre de soins.
  • service organisation du premier recours articulé autour du pacte territoire santé actuellement en vigueur et du Plan d’égal accès aux soins.
  • service de la régulation financière et de la contractualisation

 

Mission/Activités

 Activités principales :

 Placé sous l’autorité de la direction des soins de proximité :

 

L’agent assiste la directrice et les responsables de service de la direction dans l’organisation quotidienne de leur travail. Il assure l’interface entre les différents interlocuteurs particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information :

  • Organiser, coordonner et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements,
  • Gérer l’ensemble des relations internes et externes de la direction,
  • Accueil téléphonique et physique, gestion des courriers via Elise,
  • Elaborer, mettre en forme et rédiger des documents, courriers, rapports, notes, comptes rendus de réunions,
  • Prendre en charge les aspects logistiques de la direction : préparation et organisation de réunions, réservation des salles, convocations, préparations des dossiers, commandes de fournitures, plan de classement et d’archivage des documents
  • Élaborer des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers

 

Il assiste la directrice sur certains dossiers qu’elle gère directement, comme les ressources humaines de la DSDP ou encore le fonctionnement des URPS et des ordres des professions de santé. A sa demande, il prépare les fonds de dossier, en lien étroit avec les autres agents de la DSDP.

 

En relation avec les services et missions, et avec le service juridique, il prépare les textes règlementaires soumis à la signature de la directrice des soins de proximité ou du directeur général de l’ARS. Il est le référent de la DSDP pour la publication au recueil des actes administratifs des arrêtés (ex: zonages, Codamups,…) et organise les concertations préalables de ces textes (passage en CSOS,…)

 

Activités annexes : en soutien aux autres services et missions, et en complémentarité du service de la régulation financière et de la contractualisation, l’agent contribue à l’allocation de ressources de la direction des soins de proximité :

  • Gestion des appels à projet,
  • aide à la rédaction des conventions et contrats, suivi et veille réglementaire de ces contrats et conventions,
  • Appui au contrôle de la conformité et régularité des dossiers et procédures,
  • Aide à la diffusion de ces informations aux acteurs extérieurs concernés par ces décisions.

 

 

Partenaires institutionnels : Représentants des professionnels de santé, Etablissements de santé, Préfectures, Collectivités territoriales, l’Observatoire Régional des Urgences, DGOS…

 

 

Compétences

Connaissances  E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions  

Environnement institutionnel et administratif A

Techniques administratives et bureautiques M

Règles d’allocation de ressources A

Système de classement et d’archivage M

Savoir-faire E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions 

 Recueillir et traiter de l’information M

Prendre des notes M

Organiser des réunions E

Utiliser les techniques rédactionnelles administratives M

Réaliser des comptes rendus et des synthèses A

Maîtriser les techniques de classement et d’archivage M

Elaborer et renseigner des tableaux de suivi M

 

Savoir être nécessaire les compétences attendues sont en gras

Être réactif

Avoir le sens de l’écoute et du dialogue

Travailler en équipe

Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse

Faire preuve de rigueur

Faire preuve de discrétion professionnelle

Faire preuve d’adaptation professionnelle

Retour aux résultats