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  • Chargé de l'organisation du système de soins

ASSISTANT-E DE DIRECTION

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Contexte

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

 

Direction : Direction de l'Offre de Soins               

 

Localisation géographique du poste : Bordeaux

 

Personnel sous statut convention collective :

 

Catégorie : Employé-e

 

Niveau : 4 ou 5A

 

Poste d’encadrement : Non

 

Fonction soumise à DPI : Non

 

Fonctions télétravaillables : Partiellement

 

La Direction de l’Offre de Soins (DOS) intervient sur les champs de la formation et de la gestion des professionnels de santé, la structuration globale de l’offre de soins de ville et hospitaliers, l’allocation de ressources et la supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, la promotion de l’efficience de l’offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec une autre direction), la prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, la coordination, pour l’ensemble de l’ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies.

Cette direction est composée de 4 directions déléguées :

  • Professionnels de santé et prospective ;
  • Organisation de l’offre de soins et réponse aux situations sanitaires exceptionnelles ;
  • Financement de l’offre de soins ;
  • Efficience et transformation numérique du système de santé.

Mission/Activités

Définition du poste : Sous l’autorité du/de la directeur-trice adjoint-e de la Direction de l’Offre de Soins, l’assistant(e) est chargé(e) d’un appui à l’organisation quotidienne du travail et de contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées. L’assistant(e) du/de la directeur-trice adjoint-e est chargé(e) d’un appui à l’organisation générale de la Direction en lien avec les assistantes des directions déléguées.

Activités essentielles :

  • Assurer l’organisation des agendas de la direction,
  • Organiser les différentes réunions de l’équipe de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentation, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises),
  • Gérer les déplacements du/de la directeur-trice adjoint-e,
  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile,
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences,
  • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, prendre les rendez-vous,
  • Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…,
  • Archiver des documents numériques et physiques,
  • Assurer la gestion et le suivi du courrier, impliquant l’utilisation notamment de l’outil « ELISE »,
  • Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale,
  • Gérer les arrivées des nouveaux agents (cuteflow) en lien avec les assistantes des directions déléguées.

 

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

 

Relations externes : Services de l’Etat, administrations centrales, organismes d’assurance maladie, élus de Nouvelle Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d’agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux ….

 

Spécificités du poste / Contraintes :

  • Travail en collaboration indispensable avec l’assistante du Directeur afin d’assurer la continuité du service et contribuer collectivement à l’ensemble des missions,
  • Apporter son appui à la Direction déléguée au financement de l’offre de soins lors des congés de l’assistante de la direction déléguée,
  • Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle,
  • Variété et complexité des sujets et des dossiers traités.

 

Rattachement hiérarchique : Directeur/trice adjoint-e

 

Compétences

                                                                              

Connaissances :

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L’INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS

Savoir-faire :

COMMUNIQUER

CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT

PRIORISER

RÉDIGER

PLANIFIER

ARCHIVER

CAPACITE A EVALUER ET SIGNALER LES URGENCES

Savoir-être :

ÊTRE AUTONOME

ESPRIT D’INITIATIVE

FACULTÉ D’ADAPTATION

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

SENS DE L’ORGANISATION

AISANCE RELATIONNELLE

AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE

RÉACTIVITÉ

ÊTRE RIGOUREUX

DISPONIBILITE

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Formation

Niveau d’expérience professionnelle attendu sur le poste : expérience sur des missions similaires souhaitée.

Contact

 

Pour candidater connectez-vous sur le lien suivant et créez votre compte dans l’espace candidat :

 

https://ars-nouvelle-aquitaine-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/liste-offres.aspx

 

TOUTE CANDIDATURE RECUE PAR MAIL NE SERA PAS EXAMINEE

 

Préciser sur votre CV votre statut actuel (fonction publique d’origine, corps, niveau CCN, CDI, CDD…).

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