Responsable de département des Affaires Générales - F/H

Publié depuis 3 semaines  •  Date limite de candidature 25/06/2024

  • CDI
  • NANTES
  • NIVEAU 7
  • Télétravail possible
  • NVHADD91990

ARS PAYS DE LA LOIRE

Missions de la direction

La direction des ressources humaines et internes (DRHI) a pour mission de soutenir la stratégie de l'Agence en favorisant en particulier la transversalité, la modernisation des processus et l'innovation, la prévention des risques professionnels, l'accompagnement des changements. Elle œuvre au bon fonctionnement des services de l'Agence dans le cadre d'une stratégie qui concilie la qualité de vie au travail, les enjeux de développement durable, l'efficacité des organisations dans un cadre budgétaire contraint.

Missions du département

Le Département des Affaires Générales (AFG) assure le pilotage et la mise en œuvre de la politique patrimoniale et logistique ainsi que la politique documentaire et des archives de l'ARS.

Il est chargé :

  • D'assurer la gestion du patrimoine mobilier et immobilier
  • De garantir un fonctionnement logistique performant au sein de l'ARS
  • De suivre et de coordonner les travaux en lien avec le patrimoine immobilier de l'Agence
  • Définir et mettre en œuvre la politique des achats
  • D'assurer l'engagement des dépenses et, en lien avec la DIFAP, le suivi de celles-ci
  • D'assurer la gestion et le fonctionnement efficient du secteur des archives et de la documentation

Description du poste

Finalité et missions principales du poste

Assurer la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de l'agence (8 900m² de surface), réparti sur 5 sites dans chaque chef-lieu de département, en accompagnant les évolutions de l'ARS. Hormis le site nantais, les autres locaux sont situés au sein de pôles administratifs.

Garantir un fonctionnement logistique performant de l'agence en lien étroit avec les différents prestataires (accueil du public et traitement des messages ; nettoyage ; copieurs ; entretien du bâtiment ; etc.) et pour les activités gérées en interne (courrier ; reprographie ; flotte d'une cinquantaine de véhicules de service ; réservation des billets de train ; dépannages de premier niveau et déménagements; etc.)

Suivre et coordonner les travaux à réaliser dans un contexte où l'agence est locataire ou hébergée

Définir et mettre en œuvre une politique d'achats

Engager les dépenses et en lien avec la Direction des finances et d'appui au pilotage (DIFAP), suivre celles-ci dans un contexte contraint.

Assurer la gestion et le fonctionnement efficient du secteur des archives et de la documentation

Intégrer pleinement les enjeux de développement durable dans la stratégie du département (déplacements ; traitement des déchets ; marchés ; etc.)

Garantir la sécurité et la sureté du personnel et des sites

Management de l'équipe du département :

  • Piloter l'activité, définir les objectifs, en veillant à l'adéquation des modes de gestion, des moyens et des ressources ; évaluer les résultats
  • Animer l'équipe du département et veiller au développement des compétences et des performances collectives et individuelles
  • Impulser et conduire les changements permettant d'inscrire le département dans une dynamique de développement de son offre de services

Activités principales / Tâches

  • Animer et superviser l'ensemble des activités du département en s'appuyant notamment sur les différents collaborateurs en charge des dossiers (management en direct d'une dizaine d'agents).
  • En lien avec la direction des finances et d'appui au pilotage (DIFA), définir et mettre en œuvre la stratégie immobilière de l'agence en phase avec les orientations ministérielles nationales et vis-à-vis des autres occupants.
  • Conduire les futurs travaux de rénovation de la délégation territoriale du Maine-et-Loire et de celle de la Vendée dans le cadre des projets de réhabilitation prévus sur ces cités administratives. Au niveau du siège, la récente réorganisation donnera lieu à des déménagements à organiser et à accompagner auprès des équipes.
  • Poursuivre les opérations d'archivage actuellement engagées en lien avec les archives départementales.
  • Sur le volet de la documentation, revisiter l'offre de service.
  • Proposer des pistes d'optimisation du fonctionnement sur son secteur d'activité et plus largement pour l'agence, en particulier sur les aménagements des bureaux et sur les surfaces.

Profil recherché

Vos compétences

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles, votre implication personnelle, votre goût pour travailler dans des environnements complexes, votre envie d'améliorer et d'innover.

Vous savez susciter l'implication de vos collaborateurs et impulser une dynamique collective de travail en leur donnant de l'autonomie et en leur demandant un reporting à bon escient.

Vous avez à cœur de développer leurs compétences.

Vous connaissez les grands principes de la gestion immobilière et des procédures en matière de commande publique.

Vous avez des connaissances techniques sur le domaine des affaires générales (entretien des bâtiments ; règlementation relative à l'hygiène et la sécurité)

Vous savez suivre un budget de fonctionnement et d'investissement

Vous savez travailler en équipe et gérez vos projets dans un mode participatif en associant les différentes parties prenantes internes (agents ; représentants du personnel ; etc.) et externes (prestataires ; administrations ; bailleurs ; etc.)

Vous êtes force de proposition, réactif et à l'écoute.

Votre formation

Vous possédez une expérience significative réussie sur des fonctions de management d'équipe, idéalement récente sur le secteur des affaires générales.

Informations complémentaires

Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat

Participation à la gestion de crise sur son domaine d'activité

Déplacements réguliers sur les sites des directions territoriales

Mobilisation éventuellement sur des horaires atypiques en cas d'urgence (intervention sur site)

Permis B exigé

Contact

Pour les personnes non titulaires, CDD de 3 ans

Les candidats devront adresser leur dossier de candidature composé d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae exclusivement via le lien suivant :

https://ars-pays-de-la-loire-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/emploi-56-responsable-de-departement-des-affaires-generales-f-h-h-f_4214.aspx

Les candidats qui souhaiteraient obtenir de plus amples informations sur le poste sont invités à se rapprocher de :

Hubert GOURE, Directeur des Ressources Humaines et Internes

hubert.goure@ars.sante.fr - ou 02 72 01 57 64

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